提供 3 個避免 Gmail 發錯信的技巧
Gmail 是我們工作中不可或缺的工具，但因為它 “開弓沒有回頭箭” 的特性，我每次在按下「傳送」之前總是檢查再檢查，深怕哪邊出錯。因為送出到對方的郵件服務器後就收不回來了，會永遠躺在對方的郵件夾中。
你是不是也曾經懊悔誤發了草稿、忘記附件，或是錯寄給不相關的人？我使用 3 個簡單技巧，大幅減少錯誤的發生，也降低發信時的壓力。馬上學起來，幫你避免常見的發信錯誤。
設定取消傳送
到 Gmail 右上角的「齒輪」>「查看所有設定」>「一般設定」。找到取消傳送，選定 30 秒，儲存。
完成設定後，之後在撰寫郵件時，按下 「傳送」就會先跳出訊息框，停留 30 秒的緩衝時間。如果覺得不妥，點選「取消傳送」就可收回傳送動作。在 30 秒後，Gmail 才會真正將信送出。
要注意的是，這個設定主要是防止草稿誤發，但它沒法處理內容錯誤或附件遺漏之類的問題，因為你只要點了 「檢視郵件」，就會跳轉到寄件備份頁面，雖然可以查看郵件，但你已經沒有「取消傳送」的選項了！
預約傳送
為了能檢查內容錯誤或附件遺漏的情況，你可以使用預約傳送。
在「傳送」按鈕的右邊有個小箭頭，點開後可以選擇「排定傳送時間」。
除了系統預定的時間外，可以選擇日期和時間，直接指定一個距離現在 3 分鐘以上的時間。通常我會指定 30 分鐘後，或是下一個工作時段，例如午休結束、下班前。以 Email 的特性來說，立刻寄出跟 30 分鐘後寄出，對收件人的體感來說完全沒差別。(當然，如果你承諾別人 10 點前寄出，那你就最好在 09:30 完成這些動作)
完成送出後，信件會被放入「已排定時間」的信件匣，你有充足時間預覽信件內容。如果信件非常重要的話，還可以打開手機 App，確認行動版的排版與斷行也有好的閱讀體驗。
「已排定時間」的信件，如果要變更的話，按「取消傳送」，信件就能回到草稿匣了。
透過雲端硬碟分享檔案
夾帶附件時，改用雲端硬碟插入檔案連結。
這樣做有幾個好處：
不佔信件容量：Gmail 的附檔限制是 25 MB，有的郵件主機附檔限制是 5 MB 或 10 MB ，看接收端郵件主機的政策。但用雲端硬碟分享，就完全沒有容量問題。
容許更新：除了線上編輯工具 ( Docs, Sheets, Slides ) 可在信件送出後更新內容外，pdf/doc/xls 等離線檔案也可透過雲端硬碟的版控機制，進行內容修正。
權限管制：信件附雲端硬碟連結，收信人可否開啟，仍以這個檔案在雲端硬碟上給的存取權為主。換句話說，假使這封信被轉寄給其它人，沒有授權的對象是開不了附檔的。
要注意的是，如果收信方是資安控管較嚴的公司，可能會無法訪問雲端硬碟的頁面，那還是得要用傳統的方式附檔，這可以事前在會議或其它管道先確認。當然，為了簡化工作流程，你還是可以先預設都用雲端硬碟分享，等到對方反應無法開啟連結，再用傳統方式附檔。
結論
透過設定延遲寄信、預約寄信和使用雲端硬碟分享檔案這三個技巧，可以有效降低 Gmail 發錯信的風險。掌握這些簡單但實用的方法，能避免不必要的尷尬，幫助你在職場上展現更專業的形象。
如果你有其他避免發錯信的技巧，歡迎在留言區分享！別忘了訂閱，獲取更多實用的工作技巧，讓你的職場生活更輕鬆有趣！
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