
最近 Google Docs 推出了全新的分頁(Tabs) 功能,感覺就像是要把流失的使用者重新拉回來!
雲端文字協作到結構化知識管理
Google Docs 一直是雲端文件編輯的先行者,最早時主要功能模仿 Microsoft Word,卻比 Word 多了多人協作的優勢,讓人們可以同時編輯文件,這解決了過去單機檔案資料同步和協作的問題,成為現代生產力工具的一個標竿。
但這套系統沿用文件夾管理概念,對於專案管理或知識庫來說,其實並不那麼方便。要找到特定文件還得靠命名規則來管理,要閱讀整個專案的文件也得打開好幾個檔案才行。過去 Google 雖然推出共用雲端硬碟(Share Drive),好像解決了檔案散落的問題,但在真正結構化管理的體驗上,還是沒那麼「順手」。也因為這樣,用戶被 Notion, Confluence 這類的新工具瓜分走一些用戶。這次分頁功能的推出,讓 Google Docs 成為真正的知識管理工具。
分頁功能:不用再開一堆檔案
分頁功能的好處是,可以把專案的文件集中在一個 Docs 裡,隨時按照需求新增分頁,讓管理和瀏覽資料更方便!
舉個例子,以前記錄會議時,每次開完會都要建一個新檔案,再把它放到會議資料夾裡。要查看過去會議紀錄,也是得一個個開檔比對。為了減少重複開檔,可能會用 Google Sheet 來記錄,但它畢竟不是文件編輯工具,用來做文字記錄只是勉強堪用。現在 Docs 有分頁功能就方便多了,開一個 Docs 文件,按時間或議題加上分頁,一目瞭然,不用再一個檔案一個檔案的開。

實際應用場景
專案管理工作區
對於專案管理來說,分頁功能可以把各個文件集中在同一檔案中,然後按照不同模組或工作進行分頁。這樣一來就不用開一堆檔案,切換分頁就可以完整的內容,等於是一個專屬的工作區。

知識管理
分頁功能可以指定位置排序,同時支援「子分頁」的階層結構,階層最多兩層。這樣的功能可以很好的應用在各種文件管理或知識管理,例如 API 文件:我們可以為不同模組建立各自的分頁,讓文件看起來像一個 Wiki 系統,有結構化的分類,能輕鬆找到所需資訊。每個分頁都像是獨立的 Docs 文件,有自己的連結,方便分享。

個人使用
對於個人使用,Docs 分頁支援 Emoji 表情符號!可以用小圖案,讓不同的頁面視覺化,這樣可以輕鬆分辨出各個分頁的內容主題,打造一個富有趣味的生活管理系統

還有哪些小遺憾?
不過,新功能還是有點小限制:
無法直接插入分頁的超連結
插入超連結時,目前只能選擇檔案或網頁,但還無法選擇分頁。現在只能手動複製分頁 URL,再貼到超連結中
無法設定分頁個別權限
分頁權限是跟著母檔案走的,目前無法設定單一分頁的權限,所以無法針對不同成員對特定分頁設限。
匯出不支援整合分頁
雖然看起來像一個整合的文件,但實際上每個分頁還是獨立的文件,想匯出時還是得逐一進行。
無法快速合併檔案
過去的檔案是獨立存在於多個 Docs 文件中,如果需要整合,目前要手動一個一個合併成分頁形式,無法一鍵整合。
總結
Google Docs 的分頁功能無疑讓它在知識管理領域更上一層樓,雖然目前功能尚有不足,但未來優化後,這套工具或許能真正挑戰 Notion 和 Confluence。
這個更新是否讓 Google Docs 更實用了呢?你會因此考慮從 Notion 或 Confluence 轉回來嗎?歡迎分享你的想法!
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