你一定也有發錯檔案的經驗吧？
發給客戶的簡報附檔，發現打錯客戶公司名字；寄給主管的文件，數字打錯…，諸如此類。
即使在發送前有仔細確認，難免還是會在送出後半天才發現錯誤，或是被收到副本的同事告知後才知道。但這時，也已經對 20 個收件對象發出去，沒法回收…。這時也只能抖抖的發一個修正信件，附上新的檔案。
雲端硬碟的版本管理
要想解決這個困擾，從今天起將檔案上傳到雲端硬碟，再分享連結吧！
雲端硬碟除了試算表、文件等編輯工具外，一般檔案也可以進行版本管理。以 「五個我最愛用的文章篩選器」為例，文章裡頭附上了篩選器的匯入檔，我在發文幾天後，發現了一個可優化項目，所以我調整了它並重新產了匯入檔。
在一般的內容管理系統 (CMS) ，如果要更新這個匯入檔，通常需要做兩件事：
1. 上傳新的匯入檔，並取得新的檔案連結
2. 編輯文件，將原本連結替換成新的連結
可是如果這篇文已經被轉載或是隨著電子報寄出呢？那也只能放棄它們。
不過今天如果你是將匯入檔放在雲端硬碟，而文章中分享的是雲端硬碟連結的話。你想更新這個匯入檔時，只要在雲端硬碟，上傳相同檔名的檔案，它會詢問你是否要取代現有的檔案？
在你確認取代檔案後，新的檔案就會覆蓋現有版本，存取的路徑 (URL) 不變。也就是說，我並不需要再進行文章編輯，讀者就能取得最新的檔案。如果文章已有被轉載或是透過電子報轉寄，由於存取路徑不變，這些已經散佈出去的文章的讀者，也能取得最新的檔案。
怎麼確認目前檔案的版本？
上傳新的版本後，系統會跳出 [管理版本] 的訊息窗，讓你知道目前的檔案是哪個版本。日後要再確認，也可以透過點擊檔案右側的三個點進入選單，選擇 [檔案管理] > [管理版本] ，得知目前這個檔案是哪個版本。
怎麼取回舊的版本？
到 [管理版本] 的訊息窗，每個版本的右側也有三個點，點擊後進入選單，就可以將舊的版本下載回來。另外，舊的版本會保留三十天或 100 份，你也可以在 [管理版本] 中選擇 [永久保存]，避免重要版本被自動刪除。
如果我不是檔案擁有者，也能知道檔案版本嗎？
只要有編輯權限便可透過上述路徑知道檔案版本。但如果你只有檢視權限，你只能透過 [詳細資訊] 來判斷檔案是不是有更新過。
結論
以上就是我今天分享的雲端硬碟版本管理功能。透過這項操作，能不動聲色的修正誤發的檔案，避免尷尬，還能輕鬆維護檔案的最新版本，讓所有接收到連結的讀者隨時取得更新資料。無論是文件、報告或匯入檔，只要透過雲端硬碟上傳與管理，檔案版本控制不再是難題。
如果你還有其他的應用想法或使用經驗，歡迎在下方留言與我分享。希望這篇文章對你有所幫助，別忘了訂閱我的部落格，掌握更多實用的科技技巧與趨勢。下次見！
Comments