彥明經營著一家小民宿，提供五間雙人房給旅客休息。為了吸引更多客人，他將房源上架到了 Airbnb、Booking.com 和 Agoda。 但管理多個 OTA 平台時，他遇到了棘手的問題。只要房間被訂走，如果沒有即時到其它平台更新房間數量，就很容易超賣。 為了避免超賣，他需要在接到訂單的第一時間，手動登入每個平台，標記對應的房間。有時候為了處理多平台後台的房況更新，要耗費一、兩個小時。還需要同時開啟多個螢幕，好快速切換平台界面操作。 除了訂單管理，還有清潔、接待和回應客服詢問…都等著他處理，營運壓力很大。
民宿經營常見的困擾
操作多個平台很繁瑣
訂單來自多個平台，匯整資訊困難
收到訂單後，都需手動到各平台更新房況，耗時又容易出錯。
超賣風險高
賣出一間房，如果沒能即時同步至其他平台，就很容易出現重複預訂。
作業時間被分割
房況更新需要即時處理，導致清潔與接待等其他工作時間被擠壓，時間非常碎片化。
解決方案與實踐
為了增加曝光，上架多平台是常見的作法，但這樣衍生的便是容易超賣，可能被平台懲罰。防止民宿超賣最好的方式，是各平台給不同的配額。但小型民宿在房間數不多的情況下，難以分割配額，管理上也會有額外的困擾。
另一個作法，就是使用第三方的整合同步服務。這類服務能夠即時同步多個平台的房間數量，但費用也不便宜，每個月至少 3000 元，而且按房間數量計費，對小型民宿業者來說也是一筆負擔。
彥明在我的建議下，採用了一套低成本、高效的解決方案，核心工具是 Google Workspace，搭配簡單的自動化流程，大幅降低管理多平台的壓力。
建立房況總表
使用 Google Sheets 建立一個「房況總表」，集中管理每間房的銷售情況，並透過簡單的設定實現視覺化與便捷操作。
功能設計
欄位分工明確：以欄位顯示房間可售日期、已訂數量與剩餘房數。
即時警示：利用條件格式，將即將售罄或全滿的日期用顯眼顏色標示。
訂單自動收集與處理
透過 Google Apps Script，自動解析 OTA 平台的訂單通知郵件，並將資訊同步到房況總表，減少人工操作。
技術步驟
篩選郵件：將來自 Airbnb、Booking.com 等平台的訂單郵件歸類。
解析內容：提取郵件中的入住日期、退房日期、房型等資訊。(註1)
更新房況：根據解析結果，自動更新房況總表的房間狀態。
即時通知與觸發條件警報
各個線上旅宿平台提供 iCal 同步，讓各平台的房間庫存可以自動同步。但各平台的同步周期並非即時，在某些熱門日子有超賣的可能。為避免超賣，利用 Google Chat 實現訂單的即時通知，並在疑似超賣時觸發警報。
實踐方法
Google Chat 整合：將新訂單通知發送到專屬聊天室，方便團隊實時查看。
高優先級提醒：當房況接近售罄時，Apps Script 自動觸發高亮提醒。
手動覆核：收到警示時，立即檢查各平台的房況，必要時手動調整房源。
整體效益
低成本、高效益：使用 Google Workspace 的工具，幾乎零成本即可建立半自動化系統，降低超賣風險。(註2)
風險管控：透過 iCal 同步，配合即時通知，能有效填補空窗期。
發展彈性：隨著業務成長，可視需求引入第三方同步服務，但在此之前，現行方案已足以應對日常需求。
對於彥明這樣的小規模民宿業者，這套成本合理、快速落地的系統，能在不增加經營壓力的情況下，大幅提升管理效率與準確性。最終，不僅降低了房況管理的繁瑣，更讓他能專注於為客人提供更好的服務。
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註1. 各平台郵件格式不同，解析腳本需針對每個平台進行設定；信件格式若有更新也需要維護腳本。
註2. 第三方的跨平台整合同步服務，按房間單位計價，每月要價 3000 元起。
