今天來說 Google 群組
在一人公司或是團隊規模不大的時候，我們通常只會購買剛好夠用的 Google Workspace 帳戶，畢竟一個帳戶每個月至少要 6 美元，多買只會讓失血速度加快，沒啥好處。但在實際營運的各種場景中，總會遇到需要副帳號或是額外的代表號的時候，在不增加帳號訂閱數的前提，我們有幾種方式來增加額外的 Email 地址：
電子郵件別名 ( Email alias )
Gmail 允許的特殊規則，如 yourname+bd@gmail.com = yourname@gmail.com
Google 群組
第二種作法在申請各個雲端服務的會員時比較適用，因為它前面帶的還是主帳號，把它放到聯絡資訊給真人看，一下就能識別出來。另外，很多系統在申請會員時，會擋下 '+' 這種特殊符號，所以這種方法的用途實際上很有限。
最常見也最通用的方式，就是直接開電子郵件別名 (Email alias)。但這種方式只能對應到特定一個人的主帳號，如果組織調整或擴大，會遇到很多問題。所以通常我們會建議，只有某個主帳號刪除時，在繼承人的帳號底下，設一個郵件別名郵件別名。例如，原本有一個 Michael@domain.co 的帳號將要刪除，在刪除 Michael@domain.co 後，可以將它設為 David 的帳號別名，這樣以後寄給 Alice 的信件就會由 David 收到，確保重要信件不會漏接。
但如果是為了區分業務性質或是其它神秘用途，用 Google 群組會更適合。
群組功能的好處
群組功能主要就是讓你可以把多個人的電子郵件地址，組合成一個群組地址。只需發送一封郵件到這個群組地址，所有成員都能同時收到。利用這個特性，你便可以創建一些組織專用的郵件地址或是專案專用的郵件地址。
使用群組有不少好處
簡化電子郵件通訊
一個群組郵件地址就可以聯繫所有成員，省去逐筆輸入多個收件人的麻煩。
除了組織專用的郵件地址，如 support@domain, hr@domain 等，我通常也會建立prj-xxx@domain, team-xxx@domain 的群組。這樣在團隊成員有變化時，不用怕忘記少寄或多寄給誰，尤其是當團隊成員多，甚至有外包人員的團隊組成，通知到每個人現在團隊多了誰或少了誰，根本就不可能不出錯。
方便回顧歷史資訊
透過傳送 群組郵件 的郵件，都會自動保存在 https://groups.google.com/a/your_domain/g/群組名稱
也就是說，任何新加入的成員都能隨時翻閱過去的討論記錄。這能加速新成員上手的時間，也減少因為資訊不對稱而可能產生的誤解。
簡化文件權限管理
文件或資料夾的分享權限可以直接設置給群組，新成員加入後自動得到相關權限。
這功能真的超重要！千萬別再對個人授權了！隨著時間檔案一多，你真的很難確認你將哪些檔案分享給誰，有天你要把授權移除的時候，就是個災難。
將專案檔案直接指定給群組，只要管理好群組的人員組成，就能一次管理授權。
有時專案成員之間的權限會有差異。通常我會先將專案資料夾設置為 prj-xxx@domain 的檢視權限，再根據需要給不同人員更高的權限。
支援巢狀群組
就像把小盒子放進一個大盒子裡一樣，你也可以把小群組塞到大群組裡面。
這樣有人對大群組發信的時候，底下小群組的每個成員也可能收到這封信。有人分享檔案時，大群組中的每個人也都能獲得檔案的權限。。
舉個例子，當有個跨單位合作的大型專案時，可以創建一個專案群組，並將各個部門相關的群組郵件地址塞進去。例如，將 devteam@、desigteam@ 和 pmteam@ 等群組郵件地址都放入 prj-xxx@domain 中。
或者，將 marketing@、sales@、support@ 等部門群組郵件地址，放在 bu-001@domain 裡
適用於免費和付費帳號
免費版的 Gmail 用戶跟 Google Workspace 用戶，都可以利用 Google 群組來增加工作效率。尤其是公司想要維持一樣的聯繫窗口，又加入外部成員來協作，同時又不增加帳戶數量，這種情況特別實用。
巢狀群組只能在 Google Workspace 中使用。
免費版的 Gmail 用戶，建立的群組郵件地址是 @googlegroups.com ， 跟 @gmail.com 會有點差異
怎麼建立群組
從管理控制台建立
進到管理控制台後，主頁的下方就有可以進入群組的快捷，或者從選單 [目錄] > [群組] 就能進入
點擊後進入群組清單
點選建立群組，有兩個設定步驟。第一步就是設定群組名稱跟郵件名稱。如果有說明跟管理者，也可以一併設定，完成後進入下一步。
第二步是指定群組的基本權限。
如果要讓外部，也就是 @yourdomain 以外的人能夠寄入這個郵件地址，「哪些人可以張貼訊息」這個選項要打勾。「誰可以查看會話群組」預設會包含 “整個機構” ，我通常會把它取消，避免一些不必要的資安問題。再往下的「誰可以加入群組」，我也會指定 “僅限受到邀請的使用者加入”
如果要群組要加入外部成員，也就是 @yourdomain 以外的人，包括 @gmail, @outlook 或其它，要把「允許機構外成員」勾選。
完成群組建立後，新增成員
直接輸入郵件地址，包括內部與外部人員，就能直接把人加入群組
透過 應用程式啟動器 建立
透過使用者前台，也可以建立群組，但它的中文名字就比較魔幻，叫「網路論壇」，10 幾年前就這樣命名了。可能它原始的設計，就是要做個類似討論版的服務，但發展到後面，把它用作更單純的群組的應用情境更多。但中文命名一直沒改，我也比較不理解，有人知道為什麼的也歡迎跟我說。
Google Workspace 的使用者前台，在 Apps 的選單裡面要捲到第二頁
而免費版的 Gmail，它的 Apps 選單是沒有 Google 群組的，你要直接去搜尋 “Google Groups” 或是進這個網址 https://groups.google.com/
進入 Google 群組 (網路論壇) 後，一樣可以看到你所屬群組的清單
建立群組也很直覺，前台操作的話它分三個步驟，但基本上跟後台操作的邏輯一樣
結論
以上就是我今天分享的全文， 這是你應該開始使用 Google 群組來簡化工作流程的 5 個理由。不管你是小型團隊的成員，還是個人的企業主，Google 群組都能讓你更有效率地管理郵件通訊、文件權限，以及團隊協作。透過這些實用的功能，你不僅能節省時間，還能減少許多因人手操作而產生的錯誤，讓你的工作變得更順暢。如果你還沒用過 Google 群組，不妨現在就試試看，也許這就是你一直在找的那個解決方案！
如果你對 Google Workspace 或是其它生產力工具有更多的問題或建議，歡迎在下方留言告訴我，我會很樂意跟大家交流。別忘了訂閱我的部落格，隨時掌握最新的技術趨勢和實用技巧。下次見！
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